Bedienungsanleitung für eine gute Buchhaltung

Den kreativen Köpfen meist ein „Graus“ und absolut mühseliges Ding besteht in der Installation und Umsetzung einer einigermassen akzeptablen Buchhaltung in einer jungen Unternehmung. Wenn man eine Unternehmung gründet, muss man tausend Dinge erledigen, dass wichtigste dabei ist sicherlich, ein Geschäftsmodell um zu setzten, die nötigen Umsätze zu generieren und die Ressourcen vernünftig ein zu setzten. Schon manch einer, inklusive ich selber, hat dabei den Fehler begonnen, die Buchhaltung in der eigenen Prioritätenliste auf Platz 100 zu setzten und somit die Grundlage für den Misserfolg gesetzt.

Die Buchhaltung ist eines der wichtigsten Reporting Elemente überhaupt. Sie muss eine Flexibilität garantieren, zu jedem Zeitpunkt X einen Zwischenabschluss zu generieren und damit ein Feedback garantieren über die bisherige unternehmerische Tätigkeit. Dieses Feedback sollte möglichst exakt sein und muss gerade bei jungen Unternehmungen dabei helfen, zu erruieren, ob man mit dem betreffenden Geschäftsmodell wirklich auf dem richtigen Weg ist. Wie einst schon Prof. Behr sagte „at the end of the day only figures count“, diese Feststellung ist eine Tatsache. Gerade wir kreativen Köpfe müssen uns also dessen bewusst sein: die Buchhaltung ist kein mühseliger Nebenprozess, denn man möglichst ignorieren sollte, sondern der wichtigste Reporting Prozess überhaupt.

Als die von mir aus wichtigsten Elemente einer Buchhaltung als Steuerungsprozess würde ich folgende Elemente festhalten:
1) Die Flexibilität zu jedem Zeitpunkt einen Zwischenabschluss zu erstellen.
2) Die Möglichkeit der Buchhaltung über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg Zwischenberichte zu erstellen (sog. Kostenträger Rechnungen)
3) Eine transparente nach Buchungsnummern sortierte Buchhaltung mit einem sauberen Buchungsjournal, einer sauberen Aufstellung der Kontenblätter, sowie einer nachvollziehbaren Erfolgsrechnung und Bilanz, sowie der Möglichkeit einer Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung sowie zur Mwst Abrechnung

Eine wichtige Frage, die sich von Beginn weg stellt in Sachen Buchhaltung ist die folgende:
1) schaffe ich eine interne Buchhaltungsstelle, oder
2) engagiere ich einen Treuhänder, der für mich die Buchhaltung nach meinen Vorgaben extern managt.

Eines gleich vorweg: weder Variante 1) noch 2) sind wirklich günstiger, somit kann der Kostenfaktor meiner Meinung nach nicht wirklich als Ausschlusskriterium dienen, aber was den sonst? Hier spielt wiederum das Kriterium der Flexibilität eine ausnehmend wichtige Rolle: ein outsourcing der Buchhaltung an einen Treuhänder, bringt den grossen Nachteil mit sich, dass die Flexibilität des Reportings nach Zwischenabschlüssen etc. sinkt. Die interne Buchhaltungsstelle hingegen bringt den riesigen Vorteil mit sich, dass die Flexibilität der Zwischenabschlüsse und des ständigen kontinuerlichen Reportings garantiert ist.

Als praktisches Beispiel dient mir hier die Buchhaltung der Go Sports AG: insgesamt verbuchten wir im 2006 gegen 2500 Buchungssätze in unserem Buchungsjournal, die Lohnbuchhaltung ist darin nicht eingerechnet. Die externe Lösung durch einen Treuhänder hat uns im Vorjahr mit weniger Buchhaltungssätzen insgesamt gegen CHF 12 000.- gekostet, dazu kam dann noch die Revision mit ein paar weiteren tausend Franken Zusatzkosten. Die externe Lösung hat für uns eine gegen Null tendierende Flexibilität für das Reporting gewährleistet, den Jahresverlauf unseres Geschäftsmodelles konnten wir effektiv erst Ende Jahr definitiv erschliessen. Zwischenabschlüsse bei dem Treuhänder wären mit beachtlichen Zusatzkosten verbunden gewesen. Dementsprechend bin ich ein starker Befürworter einer internen Buchhaltungsstelle, auch wenn diese sicherlich am Schluss nicht wirklich günstiger ist, aber eine erhöhte Flexibilität gewährleistet.

Durch das Jahr hindurch kann man sicherlich so oder so gewisse Grundüberlegungen tätigen, wie z. B. :
1) Verhältnis kurz. FK (sprich primär Kreditoren) im Bezug auf das Umlaufvermögen (Liquiditätsgrad 3 sollte deutlich über 100 % sein)
2) Je nach Geschäftsmodell sicherlich auch der Monatsumsatz z. B. aus der Kasse, welcher je nachdem in den Vergleich zum Fixkosten Anteil (Miete, Lohnkosten etc.) gesetzt werden kann. Da kommt es aber auf die Kostenstruktur an und die Verteilung von Fix- zu variablen Kosten.

Bei jungen Unternehmungen sicherlich speziell ist die Relevanz der Mittelflussrechnung oder des Cash Flows. Der Cash Flow ist gerade bei Start Ups das absolute Überlebenselexir. Hier kommt es dann sehr stark auf das zu verfolgende Geschäftsmodell an und auf die Typologie der Unternehmung. Eines ist gewiss, bei einem stark negativen Mittelfluss oder Cash Flow muss entweder:
1) Genügend Eigenkapital vorhanden sein, dass man verbrennen kann, oder
2) Genügend Optimismus, dass sich der Cash Cycle zum positiven wendet (da spürt man dann den richtigen Gründergeist und die Umsetzung einer „freestyle Variante“)

Buchhaltungsprogramme gibt es wie Sand am mehr. Ich wünsche allen bei der Evaluation der Programme viel Spass und vor alle Zeit! Wir haben uns für ein sehr einfaches Programm entschieden:Business Maker von C-Channel. Es ist kostengünstig und kommt den oben genannten von mir definierten Kriterien nach. Leider beinhaltet es keine Lösung für die Lohnbuchaltung und kommt bei einem starken Umsatzwachstum und mehreren Millionen Umsatz langsam an seine Grenzen, dennoch sind wir bis heute mit der Leistung dieses Programmes zufrieden.

Zum Schluss mein Fazit: der erfolgreiche Jungunternehmer tut die Buchhaltung nicht als lästigen Nebenprozess zur Seite, sondern erkennt sie, als elementaren Kernprozess des Erfolgs und des Reportings. Erfolg ist so oder so relativ, dennoch kann am Ende des Tages gesagt werden, ganz nach dem Motto, dass Zahlen nie lügen „at the end of the day only figures count“. Wichtig ist, dass man individuell je nach Geschäftsbereich die relevanten Kennzahlen definiert und daraus so etwas wie ein „Cockpit“ formt. Gewisse Elemente wie das Verhältnis des Eigenkapitals zum Fremdkapital bleiben gleich, dennoch ist die Relevanz von einzelnen Kennzahlen an ein Geschäftsmodell geknüpft und das muss von Fall zu Fall betrachtet werden.

Eine wichtige Feststellung zum Schluss: weder der Buchhalter noch der Jurist sind gute Unternehmer, sie betrachten in den meisten Fällen die Unternehmung in einer IST Situation. Die IST Situation ist klar berechenbar und ist aber NUR eine Bestandesaufnahme. Gerade bei Jungunternehmungen spielt aber die SOLL Situation, die Vision der Unternehmung eine Rolle. Wo will man hin? Was ist die Zukunft? Gerade hier spielt dann die Berufsgattung Unternehmer die tragende Rolle, an eine Vision zu glauben und an einer Zukunftsvision zu arbeiten.

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